Dla wykonawców

 

KOMUNIKATY W ZWIĄZKU ZE  ZMIANĄ PRZEPISÓW USTAWY O NIEODPŁATNEJ POMOCY PRAWNEJ, NIEODPŁATNYM PORADNICTWIE OBYWATELSKIM ORAZ EDUKACJI PRAWNEJ

  1. https://darmowapomocprawna.ms.gov.pl/pl/aktualnosci/news,14914,komunikat-w-zwiazku-ze-zmiana-przepisow-ustawy-o.html ;
  2. https://darmowapomocprawna.ms.gov.pl/pl/aktualnosci/news,14913,zestawienie-zmian-w-ustawie-o-nieodplatnej-pomocy.html

 

O dokumencie
Podmiot udostępniający: Ministerstwo Sprawiedliwości | Wytworzył: Daria Jablonska | Edytor: Daria Jablonska
Data wytworzenia: 29.03.2019 | Data dodania: 29.03.2019 08:22 | Data modyfikacji: 31.07.2020 09:31

Szanowni Państwo,

Poniżej zamieszczamy odpowiedzi na najczęściej zadawane przez Wykonawców pytania, wzory i przykłady, omawiamy kluczowe kwestie oraz zmiany w systemie, szczególnie istotne z punktu widzenia Wykonawców.

Gdyby przedstawione informacje nie rozwiały pojawiających się wątpliwości, uprzejmie prosimy o nadsyłanie zapytań pod specjalnie przygotowany adres e-mail: wsparciewykonawcow@ms.gov.pl.

Wszystkie nadesłane zapytania będą grupowane tematycznie i wnikliwie analizowane celem udzielenia odpowiedzi za pośrednictwem niniejszej strony.

 

WZORY I PRZYKŁADY 

 

Warianty oznakowania punktów 

 

Lista jednostek nieodpłatnego poradnictwa (art. 8a ustawy)

 

Karty informacyjne poradnictwa (art. 5 ust. 5 ustawy oraz § 5 ust. 4 pkt 3 rozporządzenia) - propozycje kart wymaganych w punktach:

 

- Karta Nieodpłatna pomoc prawna

- Karta Nieodpłatne poradnictwo obywatelskie

Karta Nieodpłatna mediacja

 

 

PYTANIA I ODPOWIEDZI 

 

2. Czy starosta jest rzeczywiście zobowiązany do wyznaczenia i obsługi jednego specjalnego numeru telefonu przeznaczonego do rejestracji wizyt do wszystkich punktów na terenie powiatu? Czy zapisy są wymagane w każdym przypadku? Czy zapisy mają być prowadzone „centralnie” także w przypadku punktów prowadzonych przez organizacje?

Tak, ustawa nowelizująca wprowadziła obligatoryjne wcześniejsze zapisy oraz obsługę jednego na powiat specjalnego telefonu do zapisów na wizyty we wszystkich punktach w powiecie (obsługiwanych przez przedstawicieli zawodów prawniczych i organizacje pozarządowe). Wiąże się to z realizacją normy zawartej w art. 8 ust. 4 ustawy w znowelizowanym brzmieniu, stanowiącej, że świadczenie usług odbywa się według kolejności zgłoszeń, po umówieniu terminu wizyty.

Zgodnie z postanowieniami art. 8 ust. 5 ustawy zgłoszeń dokonuje się telefonicznie pod numerem telefonu wskazanym przez starostę. Ponadto udostępnienie i podanie do publicznej wiadomości jednego na powiat numeru telefonu do zapisów na wizyty, co wynika z art. 8a ust. 3 ustawy: „Lista, o której mowa w ust. 1 [lista jednostek nieodpłatnego poradnictwa], zawiera informacje o sposobie dokonywania zgłoszeń, o których mowa w art. 8 ust. 4 ustawy, w tym informację o numerze telefonu, o którym mowa w art. 8 ust. 5 ustawy  […]”.

Fakultatywne  jest natomiast umożliwienie przez starostę zapisów na wizyty za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, o czym stanowi art. 8 ust. 5, zdanie drugie ustawy. Ostateczna decyzja w tym zakresie należy do powiatu.
Powyższa zmiana jest ściśle związana ze znacznym zwiększeniem liczby osób uprawnionych i potrzebą efektywnego zagospodarowania wszystkich dyżurów, a także ma na celu uniknięcie tworzenia kolejek w niektórych punktach, przy jednoczesnych przestojach w innych. Dodatkowo udostępnienie telefonu prowadzonego przez służby starosty może ułatwić koordynację wizyt domowych i udzielania porad za pomocą środków porozumiewania się na odległość - o których mowa w art. 8 ust. 8 ustawy - dla osób ze znaczną niepełnosprawnością ruchową, które nie mogą stawić się w punkcie osobiście oraz osób doświadczających trudności w komunikowaniu się.

Wprawdzie ustawa nie reguluje szczegółowo, kto winien obsługiwać wyznaczony specjalny numer telefonu, jednak należy wskazać, że co do zasady obsługa organizacyjno-techniczna systemu leży w gestii starosty. Ponadto wskazane byłoby, aby za obsługę telefonu odpowiadała komórka urzędu lub inny podmiot niezależny od podmiotów prowadzących punkty, aby uniknąć ewentualnych konfliktów interesów.

Nowelizacja ustawy nie daje też podstawy do zlecenia prawnikom oraz pracownikom organizacji pozarządowych zadań związanych z prowadzeniem zapisów, układaniem kolejności i efektywną alokacją wizyt, szczególnie, że rozszerza się skalę i zakres poradnictwa świadczonego przez wszystkich bezpośrednich wykonawców usług.

2a. Czy umawianie terminów wizyt powinno obejmować rejestrację danych osobowych klientów?

Z punktu widzenia celu prowadzenia zapisów, nie jest potrzebne przetwarzanie danych osobowych osób chętnych do otrzymania nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnej porady obywatelskiej. Dla umówienia terminu możliwe jest przypisanie osobie konkretnego terminu wizyty pod danymi zanonimizowanymi, takimi jak przykładowo pierwsza litera nazwiska, inicjały lub imię.

Przy takim rozwiązaniu obniżają się koszty aplikacji do rejestracji zgłoszeń środkami komunikacji elektronicznej, a także skraca się czas rozmowy telefonicznej, podczas której nie będzie wymagane przekazane informacji o zasadach przetwarzania danych osobowych.

2b. Czy zapisy są wymagane w każdym przypadku?

Jak stanowi art. 8 ust. 4 znowelizowanej ustawy udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego odbywa się według kolejności zgłoszeń, po umówieniu terminu wizyty. Oznacza to, że pierwszy kontakt z punktem w danej sprawie będzie miał miejsce w terminie wyznaczonym podczas zapisów. Jeśli udzielanie pomocy wymaga kontynuacji spotkań, można sobie wyobrazić sytuację, gdy kolejny kontakt w tej samej sprawie złożonej odbędzie się już w terminie umówionym bezpośrednio z osobą udzielającą pomocy w punkcie. Z pewnością będzie to możliwe, jeśli kolejna wizyta wymaga znacznie mniej czasu, na przykład polega jedynie na odbiorze projektu pisma przygotowanego pomiędzy spotkaniami.

Kontynuacja wizyt bez zapisów może być jednak problematyczna przy sprawach na tyle złożonych, że ich omówienie wymaga kilku dłuższych spotkań. Wówczas ze względów organizacyjnych, stosownie do uznania osoby udzielającej pomocy klient, może być poproszony o zarezerwowanie kolejnego terminu wizyty w tym samym punkcie. Spotkanie takie może być ustalone z pominięciem kolejności, stosownie do regulacji art. 8 ust. 4 zdanie drugie ustawy. Przykładowo kontynuacja wizyt w sprawie o charakterze terminowym będzie stanowić „ważny powód”, o którym mowa w tym przepisie.

2c. Czy wskazany numer telefonu musi być wyłącznie przeznaczony tylko do zapisów w ramach nieodpłatnej pomocy prawnej, czy ewentualnie może to być numer taki sam jak np. komórki danego urzędu?

Ustawa nie odnosi się do tej kwestii, więc oba rozwiązania wydają się możliwe. Jednak organizując taki telefon oraz jego obsługę należy mieć na uwadze, że jest on przeznaczony do bieżącej rejestracji zgłoszeń. Zatem linia powinna mieć przepustowość dostosowaną do liczby mieszkańców powiatu, a dzięki odpowiednim rozwiązaniom technicznym powinno się minimalizować sytuacje, kiedy osoby uprawnione nie mogą dokonać zapisów z powodu zbyt obłożonej linii. Wskazany numer telefonu może być odciążony przez umożliwienie zapisów za pośrednictwem dodatkowych środków komunikacji elektronicznej.

2d. Czy zapisów telefonicznych mogą dokonywać pracownicy gmin w ramach podpisanego porozumienia zwartego pomiędzy powiatem a gminami o współpracy przy udzielaniu nieodpłatnej pomocy prawnej? Byłoby to ułatwienie dla powiatów, gdyż duża liczba punktów zlokalizowana jest w urzędach gmin i osoby pracujące tam na co dzień będą miały najlepszą wiedzę o tworzących się kolejkach w punktach w danej chwili.

Ustawa przewiduje prowadzenie zapisów pod wyznaczonym jednym na powiat numerem telefonu. Jak wspomniano celem tej regulacji jest jak najlepsza alokacja wizyt oraz uniknięcie przestojów w punktach przy tworzeniu kolejek w innych, co niekiedy zdarzało się wcześniej, przy stosunkowo nielicznej grupie uprawnionych. Dlatego zaangażowanie do zapisów jedynie do punktów zlokalizowanych na terenie danej gminy, pracowników w kilku gminach, pod wieloma numerami telefonów, niestety wydaje się nie spełniać tych wymogów.

3. Na jakiej podstawie w mieście na prawach powiatu określa się wykaz planowanych dyżurów oraz adresy lokali, w których planuje się dyżury? Czy będzie to art. 9 ust. 3 ustawy czy art. 8a ust. 1 ustawy?

Gdy chodzi o przygotowanie ramowej koncepcji systemu dla danego powiatu, podstawą dla sporządzenia wykazu dyżurów są postanowienia art. 9 ustawy w znowelizowanym brzmieniu: art. 9. ust 1 ustawy – w przypadku zawarcia porozumienia z gminami, a art. 9 ust. 3 ustawy - w przypadku braku takiego porozumienia.

Art. 8a znowelizowanej ustawy reguluje sporządzenie i aktualizację tzw. listy jednostek nieodpłatnego poradnictwa, która powinna być gotowa do dyspozycji mieszkańców powiatu i wykonawców wraz z nowym rokiem kalendarzowym i poradniczym.

Zawiera ona dwie części:

I. listę podmiotów świadczących darmowe specjalistyczne poradnictwo dla mieszkańców powiatu, inne niż wynikające z przedmiotowej ustawy (pkt 1 w art. 8 ust. 1). Dane z tej części listy będą szczególnie przydatne w sytuacji opisanej w art. 5 ust. 4 ustawy: „W przypadku stwierdzenia, że przedstawiony przez osobę uprawnioną problem nie może być rozwiązany w całości albo części poprzez udzielenie nieodpłatnej pomocy prawnej, w szczególności stwierdzenia, że problem nie ma wyłącznie charakteru prawnego, adwokat lub radca prawny informują osobę uprawnioną o możliwościach uzyskania innej stosownej pomocy w jednostkach nieodpłatnego poradnictwa, wskazanych na liście sporządzanej przez starostę, o której mowa w art. 8a ust. 1 ustawy”;

II. listę punktów nieodpłatnej pomocy prawnej lub poradnictwa obywatelskiego zorganizowanych na podstawie ustawy.

4. Zgodnie z zapisem art. 8a ust. 1 ustawy: "Starosta sporządza i aktualizuje listę jednostek nieodpłatnego poradnictwa, dostępnego dla mieszkańców powiatu, które obejmuje w szczególności: 1) poradnictwo rodzinne, psychologiczne (…)". Czy na liście należy ująć jednostki, które znajdują się na terenie tylko powiatu np. GOPS, MOPS, OIK, PCPR itp.? Czy ma to mieć szerszy zakres, tzn. województwo, kraj?

Cześć pierwsza listy jednostek nieodpłatnego poradnictwa, o której mowa w cytowanym przepisie, jest sposobem na integrację systemu poradnictwa prawnego i obywatelskiego z innymi formami nieodpłatnego poradnictwa. Jej celem jest zapewnienie spójności z wypracowanymi dotąd innymi formami szeroko pojętego poradnictwa realizowanego przez organy administracji rządowej i samorządowej na podstawie innych przepisów, o czym mowa w art. 2 ustawy.

Informacje o darmowej ofercie poradniczej podmiotów z listy znajdą zastosowanie między innymi w przypadku opisanym w art. 5 ust. 4 ustawy, gdy przedstawiony przez osobę uprawnioną problem nie może być rozwiązany w całości albo w części przez udzielenie nieodpłatnej porady prawnej, a w szczególności stwierdzenia, że problem nie ma charakteru wyłącznie prawnego. Osoba, która została przekierowana powinna mieć darmowy dostęp do oferty, niezależnie od sposobu świadczenia tego poradnictwa.

Jak stanowi przywołany przepis kryteriami zamieszczania podmiotów na liście jest „dostępność” danej oferty „dla mieszkańców powiatu” oraz jej „nieodpłatność”. Bez znaczenia jest forma świadczenia poradnictwa i fizyczne położenie podmiotu na terenie powiatu.

Dlatego pierwsza część listy będzie zawierać pogrupowany tematycznie wykaz jednostek świadczących nieodpłatnie poradnictwo specjalistyczne, dostępne dla mieszkańców powiatu, w tym zarówno lokalne, organizowane przez gminy i powiat, jak również o szerszym zasięgu, ale organizowane przez inne jednostki sektora finansów publicznych. Na liście należy więc uwidocznić ogólnopolskie infolinie tematyczne, inne formy poradnictwa prowadzonego środkami komunikacji na odległość oraz dyżury poradnicze organizowane przez podmioty publiczne na podstawie odrębnych uregulowań, takie jak ośrodki dla osób pokrzywdzonych przestępstwem, Rzecznik Finansowy, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz powiatowi rzecznicy konsumentów, inspektoraty okręgowe Państwowej Inspekcji Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Krajowa Informacja Podatkowa prowadzona przez Ministerstwo Finansów, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka, Rzecznik Praw Pacjenta, Rzecznicy Praw Pacjenta Szpitala Psychiatrycznego, Narodowy Fundusz Zdrowia i jej infolinie wojewódzkie, Niebieska Linia Państwowej Agencji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i inne.

5. W powiecie liczba punktów wynosi 4, w tym: 1 punkt - powierza się adwokatom, 1 punkt – radcom prawnym, 1 punkt – przeznacza się na nieodpłatną pomoc prawna prowadzoną przez organizację pozarządową (punkt stały i lokalizacja w 2 gminach), 1 punkt – na nieodpłatne poradnictwo obywatelskie prowadzone przez organizację pozarządową (punkt stały i lokalizacja w 3 gminach). W związku z tym, czy jest możliwość podzielenia np. godzinowo dyżuru np. 2 godziny nieodpłatnej pomocy prawnej i 2 godziny nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego?

Możliwość dowolnego podzielenia czasu dyżurów ustawa przewiduje generalnie jedynie w przypadku powiatów 2-punktowych, gdzie punkt prowadzony przez organizację pozarządową jest przeznaczony jednocześnie na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej, jak i świadczenie poradnictwa obywatelskiego. Tylko w takim przypadku zgodnie z art. 11 ust. 1a, znowelizowanej ustawy zakres czasowy obu usług można dowolnie uregulować w umowie.

W powiatach o większej liczbie punktów przewiduje się punkty, a tym samym i dyżury, z jedną tylko usługą. Jedynym wyjątkiem od powyższej zasady są przepisy obowiązujące tymczasowo w trakcie roku 2019, zawarte w art. 14 ustawy z dnia 15 czerwca 2018 roku o zmianie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 roku o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej oraz niektórych innych ustaw - jednak i ten przepis nie wskazuje na możliwość podzielenia 4-godzinnego dyżuru na udzielanie tego samego dnia nieodpłatnej pomocy prawnej i poradnictwa obywatelskiego.

Nie ma natomiast przeszkód, aby w powiatach o większej niż 2 liczbie punktów skorzystać z innych regulacji znowelizowanej ustawy i każdy z dyżurów punktów nieodpłatnej pomocy prawnej w określonym dniu tygodnia organizować w innym miejscu. Daje to możliwość jeszcze szerszego wykorzystania dotychczas stosowanej formuły tzw. „punktów mobilnych” i przybliżenia w ten sposób obu usług do mieszkańców gmin, w których jest takie zapotrzebowanie. Podstawę ku temu daje nowy przepis ustawy, który sankcjonuje dobrą praktykę powiatów zachęcając do tworzenia większej liczby punktów blisko mieszkańców w art. 8 ust. 10, w brzmieniu: „Punkt może być usytuowany w jednym albo większej liczbie lokali, do którego tytuł prawny posiada powiat lub gmina (…)”.

6. Zwracam się do Państwa z zapytaniem, czy punkty nieodpłatnej pomocy prawnej mogą być usytuowane w lokalu, do którego urząd miasta ma tytuł prawny w postaci umowy najmu od urzędu wojewódzkiego? Lokale te posiadają dostęp do sieci energetycznej, telefonicznej i teleinformatycznej, jak również spełniają właściwe warunki oczekiwania osób ubiegających się o uzyskanie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz zapewniają dogodny dostęp do nich osób uprawnionych, w tym w zakresie połączeń komunikacyjnych.

Znowelizowana ustawa pozwala na urządzanie punktów w innych zasobach niż mienie komunalne lub Skarbu Państwa zarządzane przez powiat, akcentując jednocześnie nowy wymóg, że lokale powinny być usytuowane z uwzględnieniem konieczności zapewnienia dogodnego dostępu do nich osób uprawnionych, w tym w zakresie połączeń komunikacyjnych na terenie powiatu (art. 8 ust. 10 ustawy, zdanie trzecie).

Oznacza to, że obecnie w sytuacji, gdy gminy ani powiat nie posiadają w swej dyspozycji odpowiednio położonych lokali, powiat powinien pozyskać lokale od innych dysponentów. Mogą być one mieniem publicznym, ale także prywatnym, w tym przykładowo spółdzielni, podmiotów trzeciego sektora i innych właścicieli.

Jednak wymagane jest, że powiat lub gmina współpracująca z powiatem każdorazowo winny zapewni sobie tytuł prawny do tego lokalu (art. 8 ust. 10 ustawy, zdanie pierwsze). Ma on gwarantować powiatowi możliwość sprawowania kontroli nad funkcjonowaniem punktu, bieżącej dbałości o wyposażenie i możliwość wejścia do niego w razie potrzeby w dowolnym momencie. Tytuł prawny może obejmować zarówno umowę najmu, jak i umowę użyczenia, i inne tytuły prawne.

6a. Mam pytanie, czy w jednym budynku mogą działać 3 punkty: 2 nieodpłatnej pomocy prawnej i 1 nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego?

Art. 8 ust. 10 znowelizowanej ustawy stanowi, że „Punkt może być usytuowany w jednym albo większej liczbie lokali, do którego tytuł prawny posiada powiat lub gmina, w ramach posiadanych zasobów. W jednym lokalu może być usytuowany więcej niż jeden punkt (…)”.

Tym samym w zdaniu drugim usankcjonowano praktykę większych powiatów polegająca na tworzeniu tak zwanych „centrów poradniczych”, gdzie gwarantuje się dostęp do nieodpłatnych porad w dogodnym przedziale czasowym, przez umieszczenie dyżurów działających przykładowo od godziny 8-ej rano do godziny 20-ej. Jednak ta praktyka będzie celowa w przypadku powiatów dobrze skomunikowanych dostępnymi środkami publicznymi, co przeważnie dotyczy większych powiatów grodzkich.

W przypadku powiatów o słabszej dostępności transportu publicznego dla mieszkańców, wskazane będzie skorzystanie z dotychczasowej dobrej praktyki tworzenia tzw. punktów mobilnych (możliwość wynikająca ze zdania drugiego cytowanego przepisu). Polega ona na świadczeniu każdego dnia tygodnia porad w lokalu na terenie innej gminy. W ten sposób zostanie spełniony ustawowy warunek lokalizacji punktów w zakresie „dogodnego dostępu do nich [punktów] osób uprawnionych, w tym w zakresie połączeń komunikacyjnych na terenie powiatu”.

7. Jak sformułować usługi, na które ogłasza się konkurs, wyłaniając organizację pozarządową w ramach postępowania prowadzonego na świadczenie usług w powiecie, w którym działają 2 punkty, a jeden z nich stosownie do postanowień art. 11 ust 1a ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej - w brzmieniu obowiązującym od 16 sierpnia 2018 roku - ma być przeznaczony do prowadzenia przez organizację pozarządową na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej i świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego?

Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy, organizację pozarządową, której powierza się prowadzenie punktów, wyłania się corocznie w otwartym konkursie ofert, o którym mowa w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity - Dz. U. z 2019 r. poz. 688), przeprowadzanym jednocześnie na powierzenie prowadzenia punktów przeznaczonych na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego. W skład komisji konkursowej, o której mowa w tej ustawie, może wchodzić dodatkowo przedstawiciel wojewody. W świetle powołanego przepisu rozpatrywanie przedstawionych przez organizacje pozarządowe ofert powinno zatem przebiegać wg reguł oceny określonych w art. 15 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z jednoczesnym uwzględnieniem celów przeprowadzanego konkursu, które zostały wskazane w art. 11 ust. 2 ustawy. 

Art. 11 ust. 2b ustawy stanowi, że w przypadku gdy w otwartym konkursie ofert, o którym mowa w ust. 2, nie wpłynęła żadna oferta na powierzenie prowadzenia punktu przeznaczonego na świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego albo żadna ze złożonych ofert nie spełnia wymogów konkursu w części dotyczącej świadczenia w punkcie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego, organizacji pozarządowej powierza się prowadzenie wszystkich punktów z przeznaczeniem na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej.

Na szczególną uwagę zasługuje użyty w tym przepisie, w kontekście art. 11 ust. 2 ustawy, zwrot „żadna ze złożonych ofert nie spełnia wymogów konkursu w części dotyczącej świadczenia w punkcie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego”. Powyższy zwrot wskazuje, że przy ustalaniu kryteriów oceny zgłaszanych ofert w ramach zorganizowanego otwartego konkursu, należy posługiwać się przygotowanymi zgodnie z art. 13 ust. 2 pkt 6 w związku z art. 15 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie kryteriami oceny, odrębnie dla zadania publicznego polegającego na świadczeniu nieodpłatnej pomocy prawnej i odrębnie dla zadania publicznego polegającego na świadczeniu nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego – nawet wtedy, gdy wpłynęła tylko jedna oferta na świadczenie w punkcie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego. Brak jest podstaw do wzajemnego merytorycznego porównywania i kwantyfikującej oceny wpływających ofert na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz na świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego. 

Udział przedstawiciela wojewody w komisji konkursowej daje dodatkową gwarancję obiektywizmu przeprowadzenia konkursu, jak również może ułatwić sprawne przeprowadzenie ewentualnej późniejszej kontroli przez wojewodę. Dlatego celowe jest każdorazowe informowanie wojewody o możliwości wskazania jego przedstawiciela, do składu powoływanej komisji konkursowej na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy.

7a. Czy w sytuacji, gdy na powiat przypadają 2 punkty i stosownie do art. 11 ust. 1a ustawy jeden z nich powierza się organizacji, która udziela nieodpłatnej pomocy prawnej i świadczy nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, można dopuścić składanie ofert przez organizacje udzielającą tylko nieodpłatnej pomocy prawnej? Jeśli w odpowiedzi na ogłoszenie w otwartym konkursie ofert nie wpłynęła żadna oferta na prowadzenie punktu poradnictwa obywatelskiego, na jakiej podstawie będą wyłaniane organizacje, które poprowadzą te punkty jako punkty pomocy prawnej? 

Tak, ustawodawca dopuszcza możliwość wyboru oferty złożonej przez organizację udzielającą tylko nieodpłatnej pomocy prawnej. Kwestię tę normuje art. 11 ust 2a pkt 1 ustawy. W tym miejscu należy podkreślić, że usługa nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego będzie rozpowszechniana stopniowo. 

Z kolei sytuację, w której po ogłoszeniu konkursu nie wpłynie żadna oferta na powierzenie prowadzenia punktu przeznaczonego na świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego albo żadna ze złożonych ofert nie spełni wymogów konkursu w części dotyczącej świadczenia w punkcie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego,  reguluje art. 11 ust. 2b powołanej ustawy. W wyżej opisanym przypadku prowadzenie wszystkich punktów z przeznaczeniem na u dzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej powierza się organizacji pozarządowej. 

Zgodnie z art. 11 ust. 2b powołanej ustawy, w  przypadku gdy w otwartym konkursie ofert, o którym mowa w ust. 2, nie wpłynęła żadna oferta na powierzenie prowadzenia punktu przeznaczonego na świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego albo żadna ze złożonych ofert nie spełnia wymogów konkursu w części dotyczącej świadczenia w punkcie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego, organizacji pozarządowej powierza się prowadzenie wszystkich punktów z przeznaczeniem na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej. 

W związku z przewidywaniem, że podczas konkursów prowadzonych w pierwszych latach obowiązywania znowelizowanej ustawy mogą występować takie przypadki, starosta ogłaszając konkurs może jednocześnie poprosić organizacje o deklaracje o ich możliwościach ewentualnej obsługi większej liczby punktów nieodpłatnej pomocy prawnej. 

7b. Jakie procedury zawierania umów stosować, jeśli w konkursie nie zostanie złożona oferta na świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego? Czy będzie to zwykła umowa cywilnoprawna, w której można wykorzystać elementy umów zawieranych w trybie konkursu ofert (opracujemy kalkulację kosztów, sprawozdanie z zadania)?

Art. 11 ust. 2b ustawy stanowi tryb szczególny, według którego powinien postąpić powiat w przypadku, gdy żadna z ofert na świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego nie spełni wymogów ustawy. Z przepisu tego wynika, że umowa może być podpisana jedynie z podmiotem, który uprzednio uczestniczył i został wyłoniony w konkursie. Zatem umowa będzie dotyczyć udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej, ale powinna jednocześnie zawierać wszelkie pozostałe wymogi stawiane w powiecie wykonującym organizacjom pozarządowym (dotyczące kosztów, sprawozdawczości itd.), również określone uprzednio w konkursie.

7c. W jakim terminie powinien być ogłoszony konkurs na wyłonienie organizacji pozarządowej? Do kiedy należy zawrzeć umowę z organizacją pozarządową?

Konkurs powinien być ogłoszony w terminie umożliwiającym zawarcie umowy z wykonawcami wyłonionymi w konkursie. Umowy powinny być zawarte z uwzględnieniem ustawowego terminu rozpoczęcia świadczenia usług.   

7d. Czy biorąc pod uwagę brzmienie przepisu art. 11 ust. 2b ustawy powiat wyłaniając podmioty pozarządowe do prowadzenia punktów nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego lub nieodpłatnej pomocy prawnej  jest zobowiązany powierzyć prowadzenie punktów tylko jednej organizacji czy wielu? 

W pierwszej kolejności należy wskazać, że powiat wyłaniając organizację pozarządową powinien zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy, ogłosić konkurs na świadczenie usług NPP lub NPO. Ogłoszenie konkursu na powierzenie prowadzenia punktów NPP oraz NPO nie znajduje podstawy prawnej. 

Praktyka taka w nieuzasadniony sposób z góry zawężałaby krąg podmiotów i wykluczałaby organizacje specjalizujące się od lat jedynie w NPP albo tylko w NPO. Dlatego dokonując wyboru najkorzystniejszych ofert powiat jest zobowiązany do wzięcia pod uwagę także oferty na prowadzenie wyłącznie punktów NPP albo tylko punktów NPO.

Odnosząc się do pytania o liczbę organizacji, które mogą być wyłonione w konkursie, należy stwierdzić, że w myśl ogólnej zasady organizacji konkursów, przyjętej przez ustawodawcę, zarówno do prowadzenia punktów NPP, jak i NPO może być wyłoniona więcej niż jedna organizacja pozarządowa. Decyzja ta powinna być uwarunkowana przede wszystkim stopniem spełnienia  kryteriów wymaganych w konkursie – osobno dla NPP i osobno dla NPO. 

Zatem również w przypadku wskazanym w art. 11 ust. 2b ustawy przez „organizację pozarządową”,  której „powierza się prowadzenie wszystkich punktów z przeznaczeniem na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej”, należy rozumieć niekoniecznie tylko jedną organizację pozarządową, ale organizację pozarządową jako taką (rodzaj podmiotu, a nie konkretny jeden podmiot.

Powyższa regulacja art. 11 ust. 2 ustawy, odnosząca się do samej formy ogłoszenia konkursu, nie stoi w sprzeczności ze szczególną zasadą wyrażoną w art. 11 ust 1a ustawy, dotyczącą powiatów na które przypadają tylko dwa punkty. 

Wówczas organizacja pozarządowa prowadzi jeden punkt, przeznaczony na NPP oraz NPO (art. 11 ust. 1a ustawy).

Zasady wyłaniania podmiotów w konkursie powinny promować wybór organizacji, która jednocześnie zapewni realizacje obu usług.
Jednakże zgodnie z przepisami o działalności pożytku publicznego i wolontariacie możliwy jest też wybór tzw. oferty wspólnej dwóch organizacji, z których każda specjalizuje się w jednej z usług
- z zastrzeżeniem, że spełniają inne ustalone kryteria konkursowe. 

Ogłoszenie konkursu w trybie art. 11 ust. 2 ustawy (tj. na prowadzenie punktów przeznaczonych na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego) nie ogranicza możliwości złożenia oferty przez organizacje świadczące wyłącznie NPP albo wyłącznie NPO, natomiast umożliwia złożenie oferty również przez inne organizacje spełniające ustawowe kryteria.  To z kolei  może mieć istotne znaczenie w przypadku nie zgłoszenia się żadnej organizacji  świadczącej łącznie usługi z zakresu NPP oraz NPO, gdy powiat będzie zobowiązany do realizacji NPP podczas wszystkich dyżurów w danym punkcie.

7e. Czy zasoby kadrowe, które będą wykorzystane do realizacji zadania a wskazane powiatowi przez organizację  w ofercie, a następnie udzielające NPP, NPO, w tym NM, to muszą być te osoby, z którymi organizacja zawarła umowy i które organizacja wskazała przy wnioskowaniu o wpis na listę wojewody, o której mowa w art. 11d. ust. 1 ustawy? Czy mogą być to inne osoby niż wskazane w liście przedłożonej wojewodzie wraz z wnioskiem?

Czy listę osób, o której mowa w art. 11d ust. 8 pkt 2 ustawy, przedłożoną wojewodzie organizacja powinna w urzędzie wojewódzkim aktualizować na bieżąco, jeżeli zmieni się skład osób, z którymi organizacja zawarła umowy, w szczególności w przypadku wyznaczenia innej osoby do pracy  w punkcie?

Zgodnie z art. 11d ust. 10 ustawy organizacja pozarządowa corocznie do dnia 30 września (i tylko raz w roku), przekazuje wojewodzie aktualną listę osób, o których mowa w art. 11d ust. 8 pkt 2 ustawy, tj. adwokatów, radców prawnych, doradców, mediatorów lub innych osób, z którymi zawarła umowy na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego.  Jest to jedyny wymóg wskazany przez ustawodawcę w zakresie kryteriów doboru osób i obowiązku uaktualniania listy osób współpracujących z organizacją.

Do postępowań konkursowych organizowanych przez powiaty na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego w danym roku organizacja pozarządowa może zgłosić inne osoby niż zgłoszone wojewodzie w trakcie ubiegania się o wpis na listę organizacji pozarządowych, prowadzoną przez wojewodę. W szczególnych przypadkach, pod warunkiem zgody powiatu, organizacja może wyznaczyć do pracy inne osoby w trakcie realizacji zadania w ciągu roku.

Kwestia tożsamości takich osób czy miejsca ich zamieszkania mogłaby jednak być brana pod uwagę przez powiaty w kontekście oceny spełnienia przesłanki wskazanej w art. 15 ust. 1 pkt 3 oraz pkt 5 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie  - tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 688 z późn. zm.), tj. na etapie badania jakości wykonania zadania oraz wkładu osobowego, deklarowanych przez organizację do realizacji zadania z zakresu nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego roku. 

 

8. Jakie warunki powinna spełniać organizacja, która będzie świadczyła nieodpłatne poradnictwo obywatelskie?

Szczególne warunki, które musi spełniać organizacja pozarządowa, która zamierza świadczyć poradnictwo obywatelskie w roku 2019, zostały wymienione w art. 10 ustawy, a szczególne wymogi w ust. 4, ustawy nowelizującej z dnia 15 czerwca 2018 roku o zmianie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 roku o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej oraz niektórych innych ustaw.

Warunki dla organizacji ubiegających się o świadczenie poradnictwa w kolejnych latach począwszy od roku 2020 zostały określone w art. 11 ust. 6 ustawy, który stanowi o dodatkowym wymogu wpisu na listę właściwego wojewody. Natomiast szczegółowe zasady wpisywania przez wojewodę na listę organizacji uprawnionych do świadczenia poradnictwa obywatelskiego zawarte są w art. 11d ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 roku o nieodpłatnej pomocy prawnej, poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej.

Należy również wskazać, że poza powyższymi wymogami ustawa nowelizująca wprowadziła dodatkowe tymczasowe warunki uprawniające do rozpoczęcia świadczenia poradnictwa obywatelskiego jeszcze w trakcie roku 2019. Mogą być one zastosowane, gdy w konkursach przeprowadzanych w roku 2018 nie wpłyną oferty organizacji wykwalifikowanych do prowadzenia poradnictwa obywatelskiego. W takiej sytuacji, już w trakcie roku 2019, organizacja prowadzącą punkt pomocy prawnej może złożyć do starosty stosowny wniosek o rozszerzenie usług o poradnictwo obywatelskie, z dołączoną dokumentacją poświadczającą odpowiednią wiedzę i umiejętności doradców.

Stopniowe uruchamianie szkoleń dla doradców obywatelskich, zwiększać będzie możliwości kadrowe poradnictwa obywatelskiego, a tym samym umożliwiać rozszerzanie usług w punktach pomocy prawnej o nieodpłatne poradnictwo obywatelskie w ciągu trwania całego roku 2019. Takie rozszerzanie usług w trybie pozakonkursowym będzie możliwe począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano zmiany umowy, a poradnictwo obywatelskie może być prowadzone podczas wskazanych dyżurów (w określone dni tygodnia) w punktach prowadzonych przez organizacje pozarządowe, które na jesieni 2018 roku zostały wyłonione w konkursach do poradnictwa prawnego. Szczegółowe wymogi w tym zakresie określone zostały w art. 14 ustawy nowelizacyjnej. 

9. Jak zorganizować obowiązkową NIEODPŁATNĄ MEDIACJĘ w powiecie od 2020 r.?

organizacja obligatoryjnego zadania z zakresu NIEODPŁATNEJ MEDIACJI w 2020r.: Pobierz plik: Pytania i odpowiedzi nr 9a-9r

 

10. Czy starosta powinien poinformować innych starostów w danym województwie bądź innych wojewodów, że dana organizacja wykorzystała dotację niezgodnie z jej przeznaczeniem?

W przypadku zaistnienia powyżej opisanej sytuacji, starosta powinien naszym zdaniem powiadomić właściwego wojewodę. Ustawa przewiduje również obowiązkowy przepływ informacji o nierzetelnych podmiotach. Zgodnie z art. 11 ust. 9a znowelizowanej ustawy powiat zawiadamia właściwego wojewodę o każdym przypadku niezawarcia lub rozwiązania umowy z organizacją pozarządową. Wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem stanowi jedną z podstaw do rozwiązania umowy z organizacją, biorąc pod uwagę uregulowania art. 16 ust 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Gdyby fakt ten wypłynął już po realizacji umowy przez organizację, do opinii wyrażonej na wstępie skłania także cel nowych przepisów o tzw. liście wojewody. Wojewoda od 2019 r. zgodnie z art. 11d będzie prowadził i weryfikował listę organizacji pozarządowych uprawnionych do świadczenia nieodpłatnej pomocy. Lista będzie publikowana na BIP. Publikacja list w poszczególnych województwach, w tym uwidocznienie wykreśleń z listy wraz z podaniem przyczyny, ma pomóc powiatom w weryfikacji podmiotów ubiegających się o prowadzenie punktów w danym starostwie i uniknięciu zawierania umów z podmiotami nierzetelnymi.

11. Czy adwokaci, radcowie prawni i organizacje mają sami pokrywać koszty dojazdu na wizyty domowe w ramach wynagrodzenia za ich dyżury? Czy starosta z 6% dotacji przeznaczonej na obsługę zadania może przeznaczyć część środków na pokrycie kosztów adwokata, radcy prawnego lub wykonawcy z samej organizacji na dojazdy do osób, które nie są w stanie dostać się do punktu?

Kwestia ta nie została określona w ustawie, więc powiat posiada swobodę w zakresie sposobu uregulowania ponoszenia kosztów dojazdów w umowach z adwokatami, radcami prawnymi oraz z organizacjami i możliwe są tutaj oba rozwiązania. W przypadku kosztów obsługi organizacyjno-technicznej ustawa nie określa katalogu takich wydatków, zatem kwalifikacji takiej powinna każdorazowo dokonać – stosownie do potrzeb – jednostka samorządu terytorialnego, pod warunkiem, że są to koszty ściśle związane z organizacją poradnictwa.

Natomiast niezależnie od sposobu jednolitego uregulowania tej kwestii w umowach z wszystkimi wykonawcami z danego powiatu, wydaje się, że w organizowaniu i umawianiu terminów tego typu wizyt należałoby brać pod uwagę, ustalony czas działania punktu a do przewidywanego czasu udzielania porady doliczać również czas niezbędny na dojazd i powrót do miejsca lokalizacji punktu.

Warto w tym miejscu wskazać na podstawie doświadczeń zebranych w ramach innych systemów poradniczych otwartych na osoby, które nie są w stanie przybyć do publicznego miejsca świadczenia pomocy, że zapotrzebowanie na mobilne udzielenie porady jest zgłaszane rzadko. Klienci zdają się odczuwać dyskomfort zapraszając do swego prywatnego miejsca zamieszkania, więc są to przypadki incydentalne.

12. Jak ma wyglądać oświadczenie osoby uprawnionej, że nie jest w stanie ponieść kosztów odpłatnej pomocy prawnej, w przypadku, gdy porada będzie udzielana telefonicznie?

Znowelizowana ustawa w art. 4 ust. 2 stanowi, że oświadczenie składa się przed uzyskaniem nieodpłatnej pomocy prawnej lub poradnictwa obywatelskiego. W takim wypadku osoba uprawniona na etapie zgłoszenia do powiatu powinna zostać poproszona o jego sporządzenie i przekazanie.

Sporządzenie może polegać na złożeniu podpisu pod gotowym wzorem lub na ręcznym spisaniu oświadczenia o treści ze wzoru i podpisanie. Co do zasady oryginał lub kopia oświadczenia powinny trafić faksem lub w wersji elektronicznej do punktu lub do służb starosty przed udzieleniem porady drogą elektroniczną, listownie lub za pośrednictwem członków rodziny albo innych osób upoważnionych przez osobę uprawnioną.

Niekiedy z osobami o znacznej niepełnosprawności ruchowej regularny kontakt utrzymują służby socjalne lub inne, które osoba uprawniona może upoważnić do dostarczenia tego oświadczenia w miejsce wskazane jej przy zapisywaniu na poradę. Tego problemu nie będzie przy udzielaniu porady w miejscu zamieszkania, kiedy to oświadczenie może być złożone na wstępie wizyty.

12a. Skoro przepis art. 8 ust. 8 ustawy stanowi o uprawnieniu - czy zatem można odmówić udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenia nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego osobom ze znaczną niepełnosprawnością ruchową, które nie mogą stawić się w punkcie osobiście, oraz osobom doświadczającym trudności w komunikowaniu się, z wyłączeniem nieodpłatnej mediacji, także poza punktem albo za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość?

Skoro ustawodawca obecnie stworzył taką szczególną możliwość wydaje się, że brak jest podstaw do dyskryminowania osób z wymienionych grup poprzez wyłączanie ich z dostępu do nieodpłatnej pomocy prawnej i poradnictwa obywatelskiego. Natomiast sformułowanie przepisu językiem uprawnienia starosty, daje powiatom możliwość odmowy w przypadku stwierdzenia roszczenia o taką usługę ze strony osób niespełniających wymienionych okoliczności. Bowiem przy dość ogólnych sformułowaniach omawianej regulacji, w praktyce do starosty będzie należało określenie szczegółowych zasad jej zastosowania.

13. Czy udzielający porad mogą odmówić udzielenia pomocy osobie, która stwarza zagrożenie dla zdrowia udzielającego tej porady?

W takiej sytuacji oczywiście nie należy kontynuować udzielania porady! Natomiast ocena zagrożenia i ustalenie bezpiecznego sposobu reakcji w poszczególnych przypadkach pozostaje do indywidualnego rozważenia. Dlatego, aby rozstrzygnąć konkretne sytuacje polecamy kontakt ze służbami w danym starostwie, które zleca, powierza i rozlicza wykonanie zadań.

14. Czy organizacja otrzymująca dotację musi ją przeznaczyć wyłącznie na wynagrodzenia czy może na obsługę zadania? Jeżeli może to w ilu %?

Ustawodawca nie uregulował tej kwestii. Pozostaje więc ona do rozstrzygnięcia przez podmiot otrzymujący dotację, przy udziale wykonawców z nią współpracujących w zakresie ich umownego wynagrodzenia.

15. Czy w ramach realizacji zadania z zakresu edukacji prawnej w 2019 r. realizowanej przez organizację pozarządową, 3% kwoty dotacji na to zadanie powierzone organizacji pozarządowej, należy przekazać tej organizacji, czy też ma ona pozostać w powiecie? Czy 3% dotacji celowej (art. 20 pkt 1) na zadania z zakresu edukacji prawnej na punkty prowadzone przez adwokatów/radców prawnych ma zostać przekazane organizacji pozarządowej prowadzącej punkt nieodpłatnej pomocy prawne na terenie powiatu, czy na zadania z tego zakresu ma być ogłoszony kolejny konkurs?

Zgodnie z postanowieniami art. 11 ust. 7 znowelizowanej ustawy zadania z zakresu edukacji prawnej w każdym powiecie realizowane są jedynie przez organizacje pozarządowe, którym powierzono prowadzenie punktów przeznaczonych na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego.

Dlatego część z kwoty dotacji celowej w wysokości 3% przeznacza się na zadania z zakresu edukacji prawnej powierzone organizacji pozarządowej w trybie art. 11 ust. 7 zdanie drugie ustawy. Kwota ta jest przekazywana organizacji pozarządowej na podstawie umowy obejmującej prowadzenie punktów przeznaczonych na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz realizację edukacji prawnej. Nie ogłasza się osobnego konkursu na realizację zadań z zakresu edukacji prawnej, ale powierza się je organizacjom, która wygrały już uprzednio konkurs na prowadzenie punktów w danym powiecie, w ramach umów, o których mowa w art. 11 ust. 7 ustawy.

16. Czy kwotę przypadająca na realizację zadania z zakresu edukacji prawnej powinno się podzielić pomiędzy 2 organizacje, którym zostanie powierzone prowadzenie punktów i czy każda z nich odrębnie realizuje zadania w ramach prowadzonego punktu?

Każda z organizacji odpowiada za realizację co najmniej jednego „swojego” zadania z zakresu edukacji prawnej, które powierzono jej w trybie art. 11 ust. 7 ustawy w umowie obejmującej prowadzenie punktów przeznaczonych na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego. Kwota przypadająca na realizację tego zadania wynika z podziału ogólnej kwoty dotacji przeznaczonej na edukację prawną w powiecie na wszystkie punkty powierzone do prowadzenia organizacjom, o ile zostały przez nie „obsadzone” w drodze konkursu.

16a. Jak kwota powinna być przekazana organizacji pozarządowej na realizację powierzonych w umowie zadań z zakresu edukacji prawnej w przypadku powiatu, w którym ogółem działają 3 punkty, z czego 2 są powierzone do prowadzenia organizacjom pozarządowym, a łączna roczna kwota dotacji celowej wynosi 198 000 zł?

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy na zadania z zakresu edukacji prawnej powierzone organizacji pozarządowej w trybie art. 11 ust. 7 ustawy przeznacza się 3% dotacji celowej udzielonej powiatowi.

Przy założeniu globalnej kwoty dotacji w wysokości 198 000 zł, w omawianym przypadku 3% dotacji stanowi 5940 zł, którą następnie dzieli się na 2, tj. liczbę punktów powierzonych do prowadzenia organizacjom pozarządowym w danym powiecie. Daje to kwotę po 2970 zł do przekazania każdej z organizacji pozarządowych prowadzącej punkt na wykonanie powierzonych w umowach zadań z zakresu edukacji prawnej. Jest to suma dodatkowa do kwot przewidzianych w umowie na zapewnianie udzielania w punkcie nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenie poradnictwa obywatelskiego. Warto zastrzec, że dokładna wysokość tej kwoty uzależniona jest od ostatecznej wysokości łącznej dotacji celowej.

16b. Jak należy interpretować zapis art. 11 ust. 7 zdanie drugie znowelizowanej ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej? Jakie praktyczne skutki wywołuje sformułowanie „każdy punkt”? Czy w przypadku zawarcia z organizacją pozarządową umowy w trybie art. 11 ust. 2b ustawy, umowa powinna obejmować także 1 zadanie z zakresu edukacji prawnej na każdy punkt?

Sformułowanie „na każdy punkt” dotyczy wymiaru zadań, nie zaś zasięgu przeprowadzanych zadań z zakresu edukacji prawnej, które, jak słusznie zauważają wykonawcy, powinno mieć charakter otwarty dla mieszkańców powiatu, albo konkretnej grupy, nie tylko do klientów danego punktu. Jak stanowi ustawa każda organizacja w zawartej umowie dotyczącej prowadzenia punktu zostanie zobowiązana do wykonania „co najmniej jednego zadania na każdy punkt” objęty tą umową. Wobec tego organizacja rocznie wykona przynajmniej taką liczbę zadań z zakresu edukacji prawnej, jak liczba prowadzonych przez nią punktów w danym powiecie.

16c. Jak ma wyglądać forma świadczenia zadania z zakresu edukacji prawnej?

Jeśli chodzi o rodzaj przedsięwzięć ustawa wskazała odnośnie tematyki, że powinna ona wynikać z aktualnych potrzeb zaobserwowanych w praktyce w toku poradnictwa (art. 11 ust 7 zdanie drugie ustawy), a dodatkowo ustawa dała staroście możliwość wskazania preferowanych form realizacji w umowie na prowadzenie punktu (art. 11 ust 7 zdanie trzecie ustawy).

Natomiast zaproponowane w art. 3b ust. 2 ustawy formy mają charakter przykładów realizacji zadań z zakresu edukacji prawnej, a wykonawcy lub powiat będą dokonywali wyboru odpowiednich form na dany rok. Tutaj możliwe są więc różne opcje, kiedy powiat:

- nie mając jeszcze wykrystalizowanej koncepcji edukacji prawnej zdaje się na inwencję organizacji, jednak może stracić wpływ na kształt realizacji zadania, albo
- nie mając jeszcze wykrystalizowanej koncepcji edukacji prawnej zastrzega w umowie sposób zatwierdzenia szczegółowego planu przedsięwzięcia w ustalonym terminie np. do końca pierwszego kwartału pozwalających na zebranie doświadczeń z poradnictwa, albo 
- posiada już całościową wizję oraz spójny program edukacji prawnej skierowanej do różnych grup mieszkańców i przypisuje poszczególnym organizacjom takie zadania w umowach, które pozwolą zrealizować całość założeń, także z wykorzystaniem działalności upowszechniającej i edukacyjnej samego powiatu.

Powiat stosownie do wniosków odnośnie najbardziej palących problemów społecznych zgłaszanych w toku poradnictwa może również decydować o wyborze tematów wiodących zadań edukacyjnych. 

17. Czy po wdrożeniu systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości, umożliwiającego zamieszczanie w nim kart pomocy, konieczne jest dodatkowe przechowywanie kart pomocy w formie papierowej?

System teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości przewiduje bezpieczne przechowywanie danych, w tym kart pomocy, dzięki temu mogą one być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. System gwarantuje również odzyskanie wprowadzonych do niego danych w dowolnym momencie, nawet w przypadku nagłej awarii. Podstawę do przekazywania kart pomocy w formie papierowej lub elektronicznej stanowi przepis art. 7 ust. 3 zdanie drugie ustawy zgodnie z którym karta pomocy może zostać przekazana drogą elektroniczną. Dodatkowo elektroniczne dokumentowanie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego ułatwia także zliczanie i wprowadzanie danych do systemu.

W związku z powyższym archiwizowanie dokumentacji udzielonej pomocy w formie elektronicznej jest wystarczające.

To jednak od decyzji powiatu zależy w jakiej formie – papierowej czy elektronicznej – będzie dokumentowana realizacja powierzonych zadań przez wykonawców, ponieważ  stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy zadania polegające na udzielaniu nieodpłatnej pomocy prawnej, świadczeniu nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej, o których mowa w art. 11 ust. 7 zdanie drugie, są zadaniami zleconymi z zakresu administracji rządowej realizowanymi przez powiat w porozumieniu z gminami albo samodzielnie. 

Odstąpienie od papierowej formy przechowywania kart pomocy jest zasadne w zwłaszcza w razie zaistnienia nadzwyczajnych sytuacji w tym np. epidemii COVID-19. 

Takie rozwiązanie pozwala bowiem na ograniczenie kontaktu osobistego wykonawców udzielających nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczących nieodpłatne poradnictwo obywatelskie celem przekazania kart pomocy zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy. 

 

18. Czy ministerstwo zamierza przeprowadzić szkolenie dotyczące nowelizacji ustawy?

Wychodząc naprzeciw potrzebom Wykonawców obecnie zamierzamy zapewnić wsparcie w zakresie wdrażania ustawy nowelizacyjnej z dnia 15 czerwca 2018 roku przede wszystkim za pośrednictwem niniejszej strony, z odpowiedziami na pytania, jak również dodatkowymi materiałami o charakterze szkoleniowym.

Gdyby po lekturze zawartych informacji nadal były wątpliwości, prosimy zgłaszać je pod specjalnie do tego celu wyznaczonym adresem poczty elektronicznej: wsparciewykonawcow@ms.gov.pl. 

18a. Czy na stronie darmowapomocprawna.ms.gov.pl zostaną zamieszczone wzory dokumentów na 2019 roku?

Planowane jest opublikowanie wzorów, które będą przydatne przy realizacji niektórych zupełnie nowych regulacji. Dlatego po ustaleniu treści przepisów wykonawczych udostępnimy przykłady do wykorzystania w przygotowaniu listy nieodpłatnego poradnictwa, o której mowa w art. 8a ustawy oraz karty nieodpłatnego poradnictwa, o której mowa w art. 5 ust. 5 znowelizowanej ustawy.

Odnosząc się do zapytania o umowy, Ministerstwo dotychczas publikowało ich wzory, jako przykłady dobrych praktyk konkretnych starostw z lat 2016-2018. Są one nadal dostępne w materiałach archiwalnych udostępnionych na dole zakładki „Dla wykonawców”. Zaletą tego typu przykładów jest fakt, że zostały one przetestowane w praktyce, a poszczególne klauzule udoskonalone stosownie do realnych przypadków występujących w toku świadczenia poradnictwa, zanim przekazano je do wiadomości wszystkich wykonawców z kraju.

Również w przypadku umów zawieranych na podstawie znowelizowanej ustawy, przykłady mogą być udostępnione, jednak po otrzymaniu informacji ze starostw powiatowych, że dysponują sprawdzonymi już wzorami ramowymi i wyrażą zgodę na ich szersze udostępnienie. Dotyczy to zarówno umów z organizacjami, jak i umów z przedstawicielami zawodów prawniczych oraz porozumień z samorządami prawniczymi. We wszystkich tych przypadkach wzajemne zobowiązania powinny ulec modyfikacji.

19. Czy podstawą do wyliczenia stawki na wynagrodzenia na 2018 r. i 2019 r. powinna być liczba dni roboczych w roku czy liczba dni roboczych, ale bez dni ustawowo wolnych od pracy - tzw. świąt? Jak w tym kontekście winna być rozliczana dotacja?

Podstawę do wyliczenia stawki na wynagrodzenia w roku 2018 oblicza się na zasadach obowiązujących przed nowelizacją. W 2019 roku podstawą do wyliczenia wynagrodzenia jest ilość dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni wolnych od pracy, przemnożona przez liczbę 4 godzin dziennie.

Zgodnie z treścią art. 8 ust. 3 ustawy od dnia 1 stycznia 2019 r., udzielenie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego odbywa się w punkcie w przeciętnym wymiarze 5 dni w tygodniu podczas dyżuru trwającego co najmniej 4 godziny dziennie, z wyłączeniem dni, o których mowa w art. 1 pkt 1 ustawy o dniach wolnych od pracy Dz.U. z 2015 r. poz. 90. Wyłączenie wspomniane w art. 8 ust. 3 ustawy wskazuje, że w dni ustawowo wolne od pracy punkty nieodpłatnej pomocy prawnej oraz nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego nie świadczą usług, a żadna inna norma prawna nie nakłada obowiązku ich odpracowania.

Od 1 stycznia 2019 roku, aby stwierdzić pełną realizację zadania i wykorzystanie dotacji celowej przyznanej na dany rok, każdy punkt powinien wypracować nie mniej niż liczbę godzin odpowiadającą iloczynowi liczby 4 godzin oraz liczby dni od poniedziałku do piątku przypadających w tym roku kalendarzowym, pomniejszonych o liczbę świąt przypadających w te dni.

Warto zaznaczyć, że przedstawiona powyżej zasada dotycząca wyliczenia godzin pracy punktów w danym roku, nie wpływa na fakt, że harmonogram ich pracy może obejmować także dyżur  pełniony w sobotę (analogicznie: za wyjątkiem dni świątecznych).

W związku z wątpliwościami w zakresie daty, od której należy stosować art. 8 ust. 3 ustawy, któremu nowe brzmienie nadał art. 1 pkt 11 ustawy z dnia 15 czerwca 2018 r. o zmianie ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1467, zwana dalej „ustawą nowelizacyjną”) należy wyjaśnić, że art. 8 ust. 3 ustawy wszedł do obiegu prawnego z dniem 16 sierpnia 2018 r. albowiem stosowanie do art. 17 pkt 2 ustawy nowelizacyjnej jej art. 1 pkt 1 w zakresie art. 8 ust. 1-7 wszedł w życie po 14 dniach po dacie ogłoszenia, która nastąpiła w dniu 1 sierpnia 2018 r.

Niemniej jednak z uwagi na art. 9 ust. 1 i 4 ustawy nowelizacyjnej, mimo wejścia w życie nowego brzmienia omawianego przepisu, nie znalazło ono zastosowania do organizacji funkcjonowania punktów nieodpłatnej pomocy w 2018 r. Regulacja intertemporalna nakazywała bowiem stosowanie dotychczasowego brzmienia przepisu. W konsekwencji art. 8 ust. 3 ustawy w nowym brzmieniu znalazł zastosowanie dopiero od dnia 1 stycznia 2019 r.

20. Dokumentowanie porad - wypełnianie części A Karty Pomocy.

20a. Czy obowiązkowe jest wypełnianie w Karcie Pomocy – część A pól od nr 10 do nr 16  „Informacje dotyczące osoby uprawnionej”? Co zrobić, gdy osoba uprawniona odmawia udzielenia takich informacji?

Obligatoryjnym warunkiem uzyskania usług przewidzianych przepisami ustawy, w punkcie jest złożenie stosownego oświadczenia. Ustawa, nie przewiduje odmowy udzielenia takich usług osobom, które nie zgodzą się podać wszystkich lub części tzw. danych socjometrycznych.

Wobec tego dopuszczalna jest sytuacja, w której wszystkie lub wybrane pola 10-16 części A karty pomocy pozostaną niewypełnione. Jednak istotne jest, aby tego typu sytuacje były stosunkowo rzadkie, gdyż dane zbierane w oparciu o informację wpisane do karty nieodpłatnej pomocy prawnej stanowią podstawę oceny działania systemu nieodpłatnej pomocy prawnej i poradnictwa obywatelskiego.

W celu zebrania większej liczby danych, kierując się względami pragmatycznymi, można wskazać praktykę, która polega na zwróceniu się do osoby oczekującej na wizytę w punkcie o wypełnienie wskazanych  pól na kartce, np. jeszcze w poczekalni, bądź w trakcie sporządzania dokumentacji przez osobę świadczącą usługi. Powyższe jest możliwe, biorąc pod uwagę treść § 8 ust. 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2018 r. w sprawie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2492), który stanowi, że „pozycje zawierające informacje dotyczące osoby uprawnionej mogą być wypełnione przy udziale tej osoby”.

20b. Czy obowiązkowe jest wypełnianie w Karcie Pomocy – część A pól o nr 6  i 7: „Anonimowy opis sprawy do nieodpłatnej pomocy prawnej lub poradnictwa obywatelskiego„ oraz „Anonimowy opis udzielonej nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczonego nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego”?

 Na podstawie art. 13 ustawy, Minister Sprawiedliwości został zobligowany do wydania rozporządzenia, w którym określono, m.in. sposób udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej i wzór karty pomocy. Bezspornym jest, że przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2018 r. w sprawie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego (Dz.U. poz. 2492), dalej zwanym „rozporządzeniem”, nakładają obowiązek dokumentowania udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej i świadczenia nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego.

Mając na uwadze powyższe, wykonawca dokumentując udzielenie nieodpłatnej pomocy prawnej, nie może naruszyć obowiązku zachowania danych objętych tajemnicą radcowską i adwokacką. Rozporządzenie wyraźnie precyzuje, że wszelkie dane opisowe zawarte w kartach pomocy mają być pozbawione danych osobowych, jak również należy pominąć opis wszelkich faktów, które mogą identyfikować osobę (przypis do pól 6 i 7 części A karty pomocy - załącznik nr 2 do rozporządzenia).

Przytoczona instrukcja nie odnosi się jedynie do anonimizacji, a wskazuje na daleko szersze potraktowanie kwestii poufności i usunięcie wszelkich danych identyfikujących osobę. Zatem kształt przepisów podyktowany jest właśnie troską o przestrzeganie wszelkich zasad wskazanych w przedmiotowym stanowisku. Oznacza to, że w sytuacji, w której zgodnie z wiedzą i doświadczeniem zawodowym osoby udzielającej porady prawnej lub obywatelskiej, ryzyko powiązania danych osobowych z opisem sprawy byłoby znaczne, zachowanie tajemnicy zawodowej powinno zostać zagwarantowane przez opisanie sprawy w zgeneralizowany sposób.

Odstąpienie od wypełnienia pozycji nr 6 i nr 7 części A karty pomocy nie znajduje podstaw prawnych i stanowiłoby naruszenie obowiązku dokumentowania przypadków udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej bezpośrednio przez osoby świadczące tę usługę. Ponadto istotnym jest, że przedmiotem umowy o powierzenie realizacji zadania publicznego jest wykonanie tego zadania zgodnie z przepisami ustawy i aktami wykonawczymi. W konsekwencji opis sprawy, a także opis udzielonej porady, powinny zostać sporządzone w sposób uregulowany przez przepisy rozporządzenia.

Natomiast zadaniem wykonawcy jest przygotowanie opisu tak, aby uniemożliwić identyfikację osoby uprawnionej i jednocześnie wypełnić przesłanki zachowania tajemnicy zawodowej.

Ponadto należy wskazać, że dokumentacja sprawy może stanowić podstawę do oceny jakości wykonywania zadań od strony merytorycznej. Przykładowo stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 roku o radcach prawnych starosta dokonując merytorycznej oceny wykonywania zadań przez radcę prawnego na podstawie umowy zawartej z powiatem może zasięgać opinii radcy prawnego wskazanego przez radę okręgowej izby radców prawych. Zatem w przypadku uwag do treści porad danego radcy, dokumentacją będącą podstawą wydania przedmiotowej opinii, będą anonimowe opisy spraw prowadzonych przez tego radcę prawnego w punkcie nieodpłatnej pomocy prawnej. Sposób doboru tych spraw, losowo czy z konkretnego dyżuru bądź okresu, będzie każdorazowo zależeć od indywidualnego przypadku.

Wszelkie działania na rzecz zapewnienia jakości realizacji zadania publicznego z zakresu udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej i świadczenia poradnictwa obywatelskiego, są zgodne z zaleceniami pokontrolnymi Najwyższej Izby Kontroli z dnia 30 maja 2018 roku, skierowanymi do starostów i prezydentów miast, w zakresie „wzmocnienia kontroli prawidłowości realizacji zobowiązań umownych przez adwokatów i radców prawnych oraz organizacje pozarządowe”. Niewątpliwe działania takie są również zgodne z zasadą gospodarności, rzetelności i celowości wydatkowania środków publicznych.

 21. Czy cudzoziemcy mogą korzystać z usług udzielanych w punktach nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego?

Zgodnie z ustawą, osoby niemające obywatelstwa polskiego mogą zwrócić się o udzielenie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego, w sprawach, które zostały określone w kategorii 12. URZĘDY I SĄDY załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2018 r. w sprawie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego (Dz. U z 2018 r. poz. 2492) dotyczących:

1) uregulowania pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej;

2) uzyskania obywatelstwa polskiego;

3) uzyskania uprawnienia do wykonywania pracy;

4) inne.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie przysługują osobie uprawnionej, która złoży oświadczenie, że nie jest w stanie ponieść kosztów odpłatnej pomocy prawnej. Obligatoryjnym warunkiem skorzystania przez osobę uprawnioną z wymienionych usług jest złożenie stosownego oświadczenia.

Wzór oświadczenia określa załącznik nr 1 do ustawy, zgodnie z którym obejmuje ono imię, nazwisko, adres oraz numer PESEL osoby uprawnionej.

W przypadku braku numeru PESEL należy podać numer paszportu albo innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, na co wskazuje przypis nr 1 we wzorze oświadczenia zawartego w załączniku nr 1 do ustawy. Natomiast ustawa nie odnosi się do kwestii obywatelstwa osoby uprawnionej.

Należy jednak podkreślić, że opinie Ministerstwa Sprawiedliwości dotyczące rozumienia przepisów ustawy nie mają charakteru wiążącego, ponieważ żadna regulacja ustawowa nie przyznaje kompetencji do dokonywania interpretacji przepisów ustawy. Mając na względzie zasadę legalizmu (art. 7 Konstytucji RP), do wydania tego typu interpretacji organ administracji publicznej musi mieć wyraźną podstawę prawną.

Jedynie na marginesie należy zwrócić uwagę, że zgodnie z ustawą z  dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1109):

1) cudzoziemcowi, wobec którego toczy się postępowanie w sprawie pozbawienia go statusu uchodźcy lub ochrony uzupełniającej, przysługuje nieodpłatna informacja prawna w postępowaniu w pierwszej instancji (art. 69c ust. 1);

2) cudzoziemcowi, wobec którego została wydana decyzja o pozbawieniu go statusu uchodźcy lub ochrony uzupełniającej, który działa bez adwokata lub radcy prawnego przysługuje nieodpłatna pomoc prawna (art. 69d ust. 1).

Szczegółowe informacje w tym zakresie można znaleźć na stronie internetowej Urzędu do spraw cudzoziemców pod adresem: https://udsc.gov.pl/urzad/bezplatna-pomoc-prawna/informacja-ogolna.

22. Jaki zakres obejmuje nieodpłatna pomoc po nowelizacji ustawy? 

Usługa publiczna, jaką jest udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej, została skonstruowana jako świadczenie kompleksowe, tzn. osoba uprawniona ma prawo do uzyskania w jej ramach całościowej pomocy, jaką przewiduje ustawa, adekwatnej do przedstawionego przez nią problemu prawnego. Należy zwrócić uwagę, że nowelizacja przepisów art. 3 ust. 1 ustawy przewiduje rozszerzenie zakresu usług. Obecnie obejmują również sporządzanie projektów pism, z wyłączeniem pism w toczącym się postępowaniu, zatem świadczy się również przygotowanie pisma wszczynającego postępowanie. Dodatkowo sporządza się pisma związane ze zwolnieniem z kosztów sądowych i ustanowieniem pełnomocnika z urzędu, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy.

               

O dokumencie
Podmiot udostępniający: Ministerstwo Sprawiedliwości | Wytworzył: Departament DSF | Edytor: Daria Jablonska
Data wytworzenia: 07.09.2015 | Data dodania: 07.09.2015 12:48 | Data modyfikacji: 31.07.2020 09:30